Cách khôi phục chứng từ đã xóa trên FAST đơn giản, chi tiết

Tóm tắt nội dung chính:

• Chứng từ đã xóa trên FAST chưa chắc mất vĩnh viễn, khả năng khôi phục phụ thuộc vào thời điểm xử lý và tình trạng dữ liệu (backup, ghi đè, lỗi hệ thống).
• Cách an toàn nhất khi có file sao lưu là khôi phục vào dữ liệu tạm (Sandbox), trích xuất chứng từ rồi nhập lại, tránh Restore trực tiếp gây mất dữ liệu hiện hành.
• Không có file backup vẫn có thể khôi phục thông tin, thông qua Nhật ký thao tác FAST, Transaction Log SQL Server hoặc đối soát từ hóa đơn điện tử, PDF, Excel, chứng từ giấy.
• Tự ý can thiệp sâu vào Database FAST rất rủi ro, dễ làm mất chứng từ vĩnh viễn, hỏng cấu trúc dữ liệu và ảnh hưởng tính pháp lý kế toán.
• Với ca phức tạp hoặc dữ liệu quan trọng, nên sử dụng dịch vụ khôi phục chuyên sâu như iRecovery để đảm bảo an toàn, bảo mật và toàn vẹn dữ liệu.

Hướng dẫn khôi phục chứng từ đã xóa trên FAST bằng file sao lưu

Để khôi phục chứng từ đã xóa trên FAST một cách an toàn và giữ nguyên dữ liệu hiện hành, bạn cần thực hiện theo phương pháp trích xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu tạm thời. 

Đây là quy trình được khuyến nghị bởi các chuyên gia kế toán thay vì sử dụng lệnh Restore trực tiếp - thao tác cực kỳ nguy hiểm có thể khiến bạn mất toàn bộ dữ liệu mới.

Chính vì vậy, hướng dẫn chi tiết dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện quy trình an toàn theo từng bước:

Bước 1: Tạo đơn vị dữ liệu tạm (Sandbox)

• Truy cập: Đăng nhập Admin → Hệ thống → Quản lý đơn vị cơ sở.
• Thao tác: Nhấn Mới (F4).
• Thiết lập: Đặt mã đơn vị là TAM, tên là "Dữ liệu phục hồi". Lưu ý đặt tên CSDL (Database) khác với tên hiện tại (ví dụ: FAST_TEMP).
• Lưu: Nhấn Nhận và thoát phần mềm để hệ thống cập nhật.

Giao diện Quản lý đơn vị cơ sở trên phần mềm FAST để thiết lập Database tạm thời Sandbox.

Bước 2: Phục hồi file backup vào Data tạm

• Chọn đơn vị: Mở lại FAST, chọn đăng nhập vào đơn vị TAM vừa tạo.
• Khôi phục: Vào Hệ thống → Bảo trì số liệu → Khôi phục số liệu.
• Thực hiện: Chọn file sao lưu (.bak hoặc .zip) chứa chứng từ đã mất và nhấn Nhận để bung dữ liệu cũ ra.

Thao tác chọn file backup và sử dụng tính năng Khôi phục số liệu trong phân hệ Hệ thống của FAST.

Bước 3: Tìm kiếm và Trích xuất (Export)

• Tìm chứng từ: Vào phân hệ tương ứng (Bán hàng, Mua hàng...) tìm lại chứng từ đã bị xóa.
• Kết xuất: Tại danh sách chứng từ, nhấn F7 (Tiện ích).
  • Nếu ít: Chụp ảnh hoặc in PDF để nhập tay lại.
  • Nếu nhiều: Chọn Kết xuất ra XML hoặc Excel (theo mẫu import) và lưu ra Desktop.

Sử dụng phím tắt F7 để kết xuất chứng từ đã tìm thấy ra file XML hoặc Excel từ dữ liệu tạm.

Bước 4: Nhập lại vào Dữ liệu chính

• Chuyển vùng: Thoát phần mềm, đăng nhập lại vào Dữ liệu chính (Data đang làm việc).
• Nhập liệu: 
  • Nhập tay: Dựa trên ảnh chụp ở Bước 3 để nhập mới lại chứng từ.
  • Nhập tự động: Vào Hệ thống → Tiện ích → Nhập dữ liệu từ XML/Excel để đưa file đã kết xuất vào máy.
• Kiểm tra: Xem lại sổ cái và bảng cân đối số phát sinh để đảm bảo dữ liệu đã khớp.

Giải pháp chuyên sâu khôi phục dữ liệu FAST khi Database bị hỏng nặng.

Trường hợp không có file backup - Có khôi phục được không?

Trong trường hợp không có file sao lưu (backup), việc khôi phục chứng từ đã xóa trên FAST sẽ trở nên khó khăn hơn rất nhiều. Tuy nhiên, bạn vẫn có cơ hội tìm lại thông tin để tái thiết lập dữ liệu.

Dưới đây là các phương án thực tế bạn có thể thực hiện:

Kiểm tra Nhật ký truy cập (System Log)

Đây là cách thực tế nhất để tìm lại nội dung chứng từ đã mất nhằm mục đích nhập lại thủ công.

• Cách làm: Vào menu Hệ thống → Nhật ký truy cập (hoặc Lịch sử thao tác).
• Thao tác: Lọc theo khoảng thời gian chứng từ được lập hoặc thời điểm bị xóa, lọc theo tên người dùng.
• Kết quả: Hệ thống thường lưu lại vết của thao tác "Xóa". Tùy vào phiên bản FAST bạn đang dùng, nhật ký có thể hiển thị chi tiết nội dung chứng từ (Số hóa đơn, mã khách hàng, tổng tiền...). Bạn hãy căn cứ vào đây để nhập lại chứng từ mới.

Truy xuất từ Transaction Log của SQL Server

Phần mềm FAST chạy trên nền tảng cơ sở dữ liệu SQL Server. Nếu kỹ thuật viên thiết lập CSDL ở chế độ "Full Recovery Model", các hành động xóa dữ liệu có thể vẫn nằm trong file Log (.ldf).

Lưu ý: 

• Việc này đòi hỏi chuyên viên IT có tay nghề cao về SQL Server hoặc liên hệ trực tiếp với đội ngũ kỹ thuật của FAST. 
• Họ có thể sử dụng các công cụ chuyên dụng để "soi" file log và trích xuất lại dòng dữ liệu đã mất.

Sử dụng kỹ thuật truy xuất Transaction Log (.ldf) trong SQL Server để tìm lại dữ liệu chứng từ FAST chưa bị ghi đè.

Tận dụng chứng từ giấy hoặc tệp tin số (PDF, Excel)

Nếu chứng từ đã được in ra hoặc gửi cho khách hàng, bạn có thể lấy lại thông tin từ các nguồn:

• Chứng từ giấy: Tìm lại bản lưu tại kho hoặc phòng kế toán.
• Email/Zalo: Kiểm tra lại các file PDF, Excel hoặc ảnh chụp hóa đơn/phiếu xuất kho đã gửi cho đối tác.
• Hóa đơn điện tử: Nếu là hóa đơn đầu ra, bạn có thể vào trang tra cứu hóa đơn điện tử để tải lại dữ liệu XML và Import ngược lại vào phần mềm.

Sử dụng hóa đơn điện tử XML hoặc tệp PDF để nhập lại thông tin khi khôi phục chứng từ đã xóa trên FAST.

Rủi ro khi tự ý can thiệp sâu vào Database FAST (SQL Server)

Khi dữ liệu kế toán FAST gặp sự cố hoặc chứng từ bị xóa nhầm, nhiều người có xu hướng truy cập trực tiếp vào Database SQL Server để chỉnh sửa hoặc khôi phục. 

Tuy nhiên, nếu không có chuyên môn kỹ thuật, hành động này tiềm ẩn rủi ro rất lớn:

Mất chứng từ vĩnh viễn

• Thao tác sai trong SQL có thể ghi đè hoặc xóa các bản ghi còn sót lại trong bảng.
• Việc này sẽ khiến chứng từ mới hoặc quan trọng biến mất, khó có thể phục hồi bằng file backup thông thường.

Hỏng cấu trúc bảng dữ liệu (Database Corrupt)

• Việc chỉnh sửa trực tiếp các bảng, index hoặc quan hệ trong SQL có thể làm lệch sổ cái, sai báo cáo tài chính.
• Database bị hỏng sẽ dẫn đến phần mềm FAST không mở được dữ liệu hoặc báo lỗi liên tục.

Database FAST bị hỏng, phần mềm không thể truy cập dữ liệu.

Phát sinh lỗi dây chuyền

• Các thao tác SQL thủ công có thể gây treo chương trình hoặc khiến lỗi lặp lại liên tục.
• Dữ liệu liên quan đến các chứng từ, báo cáo, hoặc giao dịch khác cũng có thể bị ảnh hưởng, gây mất đồng bộ.

Mất tính pháp lý và chứng từ kế toán

• Dữ liệu bị sửa trực tiếp trong SQL mà không có nhật ký thao tác sẽ rất khó giải trình với cơ quan thuế, kiểm toán hoặc kho bạc.
• Việc can thiệp sai có thể dẫn đến việc chứng từ không còn giá trị pháp lý.

Khó phục hồi toàn bộ dữ liệu

• Khi Database bị hỏng nặng, việc phục hồi bằng file backup thông thường cũng không đảm bảo khôi phục đầy đủ dữ liệu.
• Lúc này cần đến các giải pháp chuyên sâu từ đơn vị cứu dữ liệu uy tín để tránh mất mát hoàn toàn.

Rủi ro mất giá trị pháp lý chứng từ khi can thiệp trực tiếp SQL.

Dịch vụ khôi phục chứng từ đã xóa trên FAST tại iRecovery

Với đặc thù cấu trúc cơ sở dữ liệu riêng biệt của phần mềm FAST, việc khôi phục chứng từ đã xóa trên FAST đòi hỏi kỹ thuật chuyên sâu về SQL Server cùng công cụ chuyên biệt. 

Đó cũng chính là thế mạnh của iRecovery - một trong số ít đơn vị tại Việt Nam có khả năng xử lý thành công hầu hết các trường hợp mất chứng từ trên mọi phiên bản FAST.

Để đáp ứng nhu cầu này, chúng tôi đã phát triển dịch vụ khôi phục dữ liệu phần mềm kế toán FAST chuyên biệt, giúp doanh nghiệp nhanh chóng lấy lại chứng từ quan trọng trong nhiều tình huống, bao gồm:

• Thao tác xóa nhầm chứng từ hoặc xóa hàng loạt sai điều kiện
• Lỗi phần mềm FAST gây mất dữ liệu chứng từ đột ngột
• Máy tính, server bị nhiễm virus, mã độc, ransomware xóa hoặc mã hóa dữ liệu
• Sự cố phần cứng: hư hỏng ổ cứng, thiết bị lưu trữ chứa database FAST
• Hư hỏng dữ liệu trên hệ thống cơ sở dữ liệu SQL Server
• Database FAST báo lỗi "Suspect", "Recovery Pending", không thể truy cập

Dịch vụ phục hồi dữ liệu chuyên biệt cho phần mềm kế toán FAST

Lý do nên chọn dịch vụ khôi phục chứng từ của iRecovery:

• ✅ Tỷ lệ thành công 99%: Khôi phục nhanh chóng, chính xác, hỗ trợ từ FAST 10 đến FAST Accounting 11 và các phiên bản mới hơn
• ✅ Xử lý toàn diện: Cả lỗi logic (xóa nhầm, lỗi phần mềm) lẫn lỗi vật lý (ổ cứng hỏng), ngay cả khi không còn bản sao lưu
• ✅ Đội ngũ chuyên môn cao: Hơn 6 năm kinh nghiệm về SQL Server và phần mềm kế toán, từng khôi phục chứng từ đã xóa trên FAST cho hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ
• ✅ Công nghệ chuyên biệt: Quy trình và công cụ chuyên dụng như ApexSQL, Redgate, SQL Recovery Toolbox, tối ưu cho dữ liệu kế toán FAST
• ✅ Phương pháp đa dạng: Trích xuất từ Transaction Log, vùng dữ liệu "đã xóa", Shadow Copy, hoặc phục hồi từ backup

Cam kết:

• ✅ Kiểm tra miễn phí: Luôn đánh giá khả năng khôi phục và báo giá minh bạch trước khi thực hiện
• ✅ Không thành công - Không tính phí: Chỉ thu phí khi khôi phục chứng từ thành công và khách hàng hài lòng
• ✅ Bảo mật tuyệt đối: Quy trình ISO 27001, mã hóa AES-256, sẵn sàng ký hợp đồng NDA theo yêu cầu
• ✅ Hỗ trợ khẩn cấp 24/7: Có thể tiếp nhận và xử lý trong ngày với các ca nghiêm trọng, làm cả đêm và cuối tuần
• ✅ Bàn giao chuyên nghiệp: Khách hàng được xem trước dữ liệu, kiểm tra tính chính xác trước khi thanh toán

Phục hồi dữ liệu kế toán bảo mật cao với hợp đồng NDA rõ ràng

Với iRecovery, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm: từ sự cố xóa nhầm đơn giản đến mất dữ liệu nghiêm trọng do virus hay ổ cứng hỏng, chúng tôi luôn có giải pháp khôi phục an toàn và hiệu quả - kể cả với các trường hợp cần khôi phục dữ liệu SQL Server phức tạp.

Mẹo phòng tránh mất chứng từ trên FAST trong tương lai

Trong quá trình sử dụng phần mềm FAST Accounting, việc xóa nhầm chứng từ là tình huống có thể xảy ra bất cứ lúc nào, đặc biệt trong môi trường làm việc nhiều người dùng hoặc khi thao tác vội vàng.

Phòng tránh mất chứng từ trên FAST:

• Thiết lập sao lưu dữ liệu FAST tự động định kỳ.
• Phân quyền người dùng hợp lý, hạn chế xóa/chỉnh sửa.
• Luôn kiểm tra dung lượng ổ đĩa và trạng thái SQL Server.
• Sử dụng đúng phiên bản FAST tương thích với database.
• Lưu trữ file backup ở nhiều vị trí: ổ cứng rời, Cloud.

Ngoài ra, việc hướng dẫn nhân viên thao tác đúng quy trình giúp dễ dàng khôi phục chứng từ đã xóa trên FAST khi cần. Doanh nghiệp nên đối chiếu thường xuyên, kiểm tra nhật ký thao tác và cập nhật phần mềm để đảm bảo dữ liệu luôn toàn vẹn. 

Thói quen này giúp khôi phục chứng từ an toàn, nhanh chóng và duy trì tính liên tục của hệ thống kế toán.

Một số câu hỏi thường gặp

Nhằm giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình xử lý và những lưu ý kỹ thuật quan trọng, iRecovery đã tổng hợp các câu hỏi thường gặp sau đây kèm giải đáp chi tiết từ kỹ thuật viên.

Khôi phục chứng từ đã xóa trên FAST khi không có file backup được không?

Hoàn toàn có thể. Trong trường hợp không có bản sao lưu, việc khôi phục sẽ được thực hiện thông qua việc trích xuất dữ liệu từ file Log (Transaction Log) của SQL Server hoặc truy vấn vùng dữ liệu đã xóa chưa bị ghi đè. 

Tuy nhiên, tỷ lệ thành công phụ thuộc vào thời gian từ lúc xóa đến lúc thực hiện cứu dữ liệu.

Việc khôi phục dữ liệu có làm ảnh hưởng đến các chứng từ hiện hành không?

Nếu áp dụng phương pháp khôi phục vào đơn vị dữ liệu tạm (Sandbox) rồi trích xuất XML/Excel, dữ liệu hiện tại sẽ được bảo toàn tuyệt đối. Việc can thiệp trực tiếp vào dữ liệu đang chạy chỉ được thực hiện khi có đầy đủ các biện pháp dự phòng an toàn.

Dịch vụ iRecovery bảo mật dữ liệu kế toán như thế nào?

Dữ liệu kế toán được xử lý biệt lập, mã hóa và bảo mật bằng NDA. Sau khi bàn giao, mọi dữ liệu tạm thời sẽ được hủy bỏ hoàn toàn để đảm bảo an toàn tuyệt đối.

Kết Luận

Thực tế, khôi phục chứng từ đã xóa trên FAST không quá phức tạp nếu được xử lý đúng ngay từ đầu. Việc can thiệp vội vào dữ liệu đang sử dụng hoặc SQL Server có thể khiến chứng từ mất vĩnh viễn.

Với các trường hợp khó, nên ưu tiên giải pháp khôi phục chuyên sâu để đảm bảo tính toàn vẹn và tính pháp lý của dữ liệu kế toán. Đừng quên theo dõi iRecovery để cập nhật thêm các hướng dẫn và giải pháp khôi phục dữ liệu an toàn, hiệu quả.