Sử dụng Google Drive cho công việc văn phòng

Nếu như chúng ta biết kết hợp khéo léo giữa các công cụ, thiết lập và cách sử dụng thì bạn có thể biến Google Drive thành một cỗ máy hỗ trợ công việc cực kì hiệu quả. iRecovery sẽ chỉ ra cho bạn cách sử dụng Google Drive cho công việc văn phòng hiệu quả.
 

CÁCH SỬ DỤNG GOOGLE DRIVE CHO CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG HIỆU QUẢ
 

Hầu hết chúng ta thường nghĩ Google Drive chỉ là một ổ đĩa lưu trữ dữ liệu trực tuyến theo kiểu Dropbox nhưng thực tế Google Drive lại là một gói công cụ văn phòng trực tuyến và là một nơi kết nối hàng loạt các dịch vụ quan trọng khác của Google lại với nhau. Chính vì thế, Drive có tiềm năng rất lớn và chỉ cần bạn biết kết hợp khéo léo để biến chúng thành một cỗ máy hỗ trợ công cụ cực kì hiệu quả. Cùng xem qua những thủ thuật dịch vụ tối ưu nhất:

Chuyển Google Drive thành ổ cứng trên máy tính

Hiện nay, Google Drive cho phép bạn thực hiện đồng bộ dữ liệu giữa những file bạn đang có trên đám mây với thư mục ngay trên ổ cứng của bạn với thao tác kéo thả vô cùng đơn giản và tiết kiệm thời gian.

Để có đồng bộ được dữ liệu bạn chỉ cần tìm và tải phiên bản Google Drive phù hợp với thiết bị của bạn. Sau khi cài đặt xong, bạn chỉ cần chọn một mục trên ổ đĩa của máy tính và đồng bộ với Google Drive của mình. 

Thao tác – kéo thả các tập tin

Đây là một tính năng vô cùng tiện lợi và tiết kiệm thời gian trên Drive. Thay vì phải thực hiện các lệnh sao chép hay tải lên phức tạp thì bạn chỉ cần kéo và thả các tập tin vào trang web của Google Drive đang mở. Drive sẽ ngay lập tức kích hoạt việc tải lên mà không cần bạn phải can thiệp thêm bất cứ điều gì. 

Truy cập dữ liệu ngoại tuyến

Dù là dịch vụ lưu trữ dựa trên điện toán đám mây, Google Drive vẫn cho phép người dùng truy cập dữ liệu ngoại tuyến chi với vài phút thiết lập. Bạn có thể hiểu rằng bạn vẫn có thể xem và sửa chữa tài liệu của mình mà không cần kết nối với internet. Nhưng việc nay chỉ làm được khi bạn sử dụng với trình duyệt Chrome của Google.

Mở rộng chức năng đồng bộ dữ liệu

Dù chức năng đồng bộ dữ liệu mặc định đã cho phép đưa các tập tin từ đám mây lên máy tính nhưng với tài liệu văn bản hoặc bản tính được tạo ra từ Google Docs thì cơ chế trên lại không hiệu quả. Vì những tập tin này được tại ra từ ứng dụng chuẩn Docs độc quyền của Google nên việc bạn mở ứng dụng trên nền tảng Microsoft Word là điều không thể.

Nếu bạn muốn đồng bộ những tập tin này thì cần tới một công cụ như Syncdocs, một công cụ đồng bộ dữ liệu từ Google Drive và thư mục trên ổ cứng máy tính như thông thường nhưng đặc biệt là có thể chuyển đổi các tập tin Docs của Google sang dạng tiêu chuẩn cho Microsoft hoặc Open Office và ngược lại. 

Chia sẻ dữ liệu với người dùng khác

Drive cho phép bạn chia sẻ dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Bạn có thể mời người dùng khác cùng hợp tác trong việc chỉnh sửa nội dung, bổ sung bình luận hoặc bạn có thể gửi email một tài liệu hoặc tập tin ngay từ kho của Google Docs.

Cùng với tính năng trên là bạn có thể theo dõi các thay đổi và chỉnh sửa trên tập tin

Google Docs không có chức năng theo dõi thay đổi (Track Changes) như trong Microsoft Word dù nhiều người dùng thường xuyên cần tới tính năng cực kì tiện dụng này. Tuy nhiên, bạn có thể kiểm tra lại danh sách chi tiết những thay đổi đối với tài liệu của mình hoặc thậm chí tìm lại các phiên bản cũ của chúng, hãy mở chức năng Revision History của Google Docs.

Để thực hiện thao tác này, bạn có thể sử dụng trình đơn File hoặc nhấn phím tắt Ctrl+Alt+Shift+G.

Trên đây là một số cách sử dụng phù hợp với người dùng văn phòng trên Google Drive, hy vọng những thông tin trên đã đem lại những nội dung bổ ích cho bạn.