Microsoft OneDrive là gì? Lợi ích và cách dùng chi tiết

Microsoft OneDrive là gì?

Microsoft OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây do Microsoft phát triển. Ứng dụng này phép người dùng lưu trữ và đồng bộ hóa dữ liệu trực tuyến. Bạn có thể tải lên, chia sẻ và truy cập các tệp tin từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet. OneDrive tích hợp sâu với các ứng dụng Microsoft Office, giúp người dùng làm việc dễ dàng và hiệu quả.

Microsoft OneDrive là dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên Internet do Microsoft phát triển

Nguyên tắc hoạt động của OneDrive dựa trên việc lưu trữ dữ liệu trên các máy chủ của Microsoft, thay vì trên ổ cứng cá nhân. Điều này giúp bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát và dễ dàng truy cập từ mọi nơi. Khi tải tệp lên OneDrive, tệp đó sẽ được sao lưu và đồng bộ hóa trên các thiết bị mà bạn sử dụng, đảm bảo tính liên tục trong công việc.

Ưu - nhược điểm của ứng dụng OneDrive là gì

Khi lựa chọn OneDrive, người dùng sẽ trải nghiệm nhiều tính năng tiện ích, nhưng cũng cần cân nhắc một số nhược điểm của phần mềm này để giúp bạn đưa ra quyết định phù hợp.

Ưu điểm

• Tích hợp hoàn hảo với Microsoft Office: OneDrive cho phép người dùng mở, chỉnh sửa và lưu tài liệu trực tiếp từ các ứng dụng Office mà không cần tải xuống máy tính, giúp tiết kiệm thời gian và bảo vệ dữ liệu.
• Khả năng đồng bộ dữ liệu mạnh mẽ: OneDrive đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị, đảm bảo rằng bạn luôn có thể truy cập các tệp tin mới nhất từ bất kỳ đâu.
• Chia sẻ tệp tin dễ dàng: Việc chia sẻ tệp tin trở nên đơn giản và linh hoạt, với khả năng thiết lập quyền truy cập cho từng người dùng.
• Bảo mật cao: OneDrive sử dụng mã hóa và xác thực hai yếu tố (2FA) để bảo vệ dữ liệu người dùng khỏi các mối nguy tấn công mạng.
• Tích hợp với công cụ quản lý công việc: OneDrive hỗ trợ tốt cho các công cụ như Microsoft Teams và SharePoint, giúp tăng hiệu quả làm việc nhóm.

Hệ sinh thái Microsoft Office

Nhược điểm

• Dung lượng miễn phí hạn chế: 5GB dung lượng miễn phí có thể không đủ cho những ai cần lưu trữ nhiều dữ liệu lớn như video hoặc ảnh chất lượng cao.
• Giới hạn trên nền tảng khác: OneDrive hoạt động tốt nhất trên Windows, nhưng trải nghiệm có thể không hoàn hảo trên macOS hoặc Android.
• Chi phí gia tăng khi nâng cấp dung lượng: Để có thêm không gian lưu trữ, người dùng phải trả phí, có thể không phù hợp với những ai chỉ cần dung lượng mà không cần thêm ứng dụng.
• Phụ thuộc vào kết nối internet: Một kết nối internet ổn định là yêu cầu bắt buộc để sử dụng OneDrive, điều này có thể gây bất tiện nếu mạng bị gián đoạn.
• Quyền riêng tư và kiểm soát dữ liệu: Dữ liệu vẫn được lưu trữ trên máy chủ của Microsoft. Mặc dù bảo mật được đảm bảo, nhưng vẫn khiến một số người lo ngại về quyền riêng tư.

Mặc dù có một số hạn chế, OneDrive vẫn là một công cụ mạnh mẽ để lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trực tuyến.

Phần mềm Microsoft OneDrive dùng để làm gì

Microsoft OneDrive là một công cụ đa năng không chỉ giúp lưu trữ dữ liệu mà còn hỗ trợ nhiều tính năng hữu ích khác. Dưới đây là những mục đích chính mà phần mềm này được sử dụng:

• Lưu trữ dữ liệu trực tuyến: OneDrive giúp bạn lưu trữ các tệp tin, tài liệu, ảnh, video trên đám mây, tránh việc mất mát dữ liệu do sự cố phần cứng.
• Chia sẻ và hợp tác làm việc: Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp tin với người khác, thiết lập quyền truy cập như xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống để làm việc nhóm hiệu quả hơn.
• Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị: OneDrive tự động đồng bộ hóa dữ liệu giữa các thiết bị, giúp bạn truy cập tệp tin từ điện thoại, máy tính bảng, hoặc máy tính bất kỳ lúc nào, ở bất kỳ đâu.
• Sao lưu ảnh và video: OneDrive cung cấp tính năng sao lưu ảnh và video tự động từ thiết bị di động, giúp bạn bảo vệ dữ liệu cá nhân quan trọng.
• Tạo và chỉnh sửa tài liệu Office: OneDrive tích hợp với các ứng dụng Microsoft Office, giúp bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu trực tiếp trên đám mây mà không cần tải về máy tính.

OneDrive thực sự là công cụ hữu ích để lưu trữ, chia sẻ và làm việc hiệu quả

Bảng giá dịch vụ Microsoft OneDrive

Microsoft giới hạn dung lượng miễn phí cho người dùng cá nhân ở mức 5GB/người. Mức dung lượng này có thể nói là tương đối thấp nếu người dùng muốn lưu trữ nhiều tài liệu hoặc lưu trữ những tệp tin có dung lượng lớn như hình ảnh, video, file thiết kế. 

Đối với người dùng doanh nghiệp, OneDrive for Business cũng được gắn liền với Office Online, giúp cho việc chia sẻ thông tin hiệu quả hơn. Bên cạnh đó chi phí OneDrive cũng ở mức cạnh tranh so với đối thủ:

• Với Plan 1: 5$/user/tháng với 1TB dung lượng
• Với Plan 2: 10$/user/tháng không giới hạn dung lượng
• Với Business Premium: 12.5$/user/tháng với 1TB dung lượng và các ứng dụng Office khác 

Bảng giá các gói OneDrive (cập nhất mới 11/2024)

Ngoài ra bạn có thể mua dung lượng lưu trữ theo gia đình hoặc doanh nghiệp sẽ được hưởng những tiện ích kèm theo trong các gói.

⇒ Có thể bạn quan tâm: Tìm hiểu Google Drive là gì & Cách sử dụng hết chức năng từ A-Z

Hướng dẫn sử dụng ứng dụng OneDrive

Ứng dụng OneDrive mang đến nhiều tính năng hữu ích để giúp bạn dễ dàng lưu trữ và quản lý dữ liệu. Để tận dụng tối đa các chức năng của OneDrive, bạn cần hiểu rõ cách cài đặt, đăng ký tài khoản và sử dụng các tính năng cơ bản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để giúp bạn làm quen và sử dụng ứng dụng OneDrive một cách hiệu quả.

Cách tải và cài đặt OneDrive

Bước 1: Truy cập trang web https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage > chọn Tải xuống.

Bước 2: Sau khi hoàn tất tải, khởi chạy file để cài đặt. Đợi ứng dụng hoàn tất khởi chạy để mở ứng dụng.

Tuy nhiên, để sử dụng OneDrive, bạn cần có tài khoản Microsoft. Hãy tiếp tục theo dõi cách tạo tài khoản OneDrive ở mục tiếp theo. 

Cách đăng ký tài khoản OneDrive

Bước 1: Truy cập trang web OneDrive.com > chọn Đăng kí miễn phí > Chọn Tạo một tài khoản Microsoft.

Bước 2: Điền mail và tạo mật khẩu cho tài khoản Microsoft. 

Bước 3: Hệ thống sẽ gửi mã xác nhận qua mail. Hãy kiểm tra và nhập mã vào ô được yêu cầu. Chọn Tiếp theo để hoàn tất.

Bước 4: Mở ứng dụng OneDrive > Nhập địa chỉ mail và mật khẩu > Chọn Sign in. 

Bước 5: Chọn Change location để thay đổi đường dẫn đến thư mục OneDrive hoặc chọn Next nếu không cần thay đổi.

Bước 6: Chọn Not Now nếu không có nhu cầu mua gói OneDrive trả phí.

Bước 7: Các trang tiếp theo sẽ chỉ cho các bạn mẹo sử dụng OneDrive. Chọn Next để đến trang cuối cùng > chọn Open my OneDrive folder.

Cách sao lưu dữ liệu trên OneDrive

Trên Windows 10, người dùng có thể tiến hành cách sao lưu dữ liệu lên OneDrive nhanh chóng với quy trình sau:

Bước 1: Vào OneDrive> chọn Settings > chọn Account > Chọn Choose folders.

Bước 2: Chọn các thư mục cần sao lưu dữ liệu > Chọn Start backup để thực hiện quá trình sao lưu này.

Lúc này, nền tảng đám mây OneDrive sẽ bắt đầu tiến trình sao lưu các tệp trên thư mục mà người dùng đã chọn. Song song với đó, trên thiết bị vẫn sẽ được lưu giữ 1 bản sao.

Cách tải file, thư mục lên OneDrive

Bước 1: Mở OneDrive > Mở thư mục muốn tải file/thư mục lên hoặc tạo một thư mục mới nếu cần.

Bước 2: Kéo và thả file/thư mục vào cửa sổ OneDrive. Hoặc chọn Tải lên (Upload) và chọn file/thư mục từ máy tính.

Bước 3: Sau khi tải lên, bạn sẽ thấy thông báo về trạng thái tải. 

Chỉ với vài bước đơn giản, bạn đã có thể dễ dàng tải và lưu trữ các tệp tin của mình trên OneDrive.

Kết luận

Bài viết đã giải đáp chi tiết tài khoản OneDrive là gì và lợi ích của nó trong việc lưu trữ dữ liệu. Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, đừng quên theo dõi iRecovery để cập nhật thêm nhiều mẹo công nghệ thú vị nhé!